6 control del almacén de material de oficina. 

1. Materiales y equipos de oficina. 
1.1. Descripción. 

En una oficina nos podemos encontrar gran cantidad de utensilios, instrumentos o herramientas muy diversos, que engloban desde un simple bolígrafo hasta una fotocopiadora multifunción.

Decimos que son equipos de oficina todos los aparatos y máquinas de una oficina que se utilizan para facilitar las tareas del personal administrativo que trabaja en ella. Los equipos de oficina pertenecen al activo no corriente de las empresas, denominado así porque permanece en ellas más de un ejercicio económico (normalmente un año). son ejemplos de equipos de oficina los equipos informáticos, las fotocopiadoras, las impresoras, los teléfonos, las destructoras de papel y también mobiliario de oficina como mesas, sillas, armarios, estanterías o archivadores, etc.

Los instrumentos, accesorios y consumibles que se emplean configuran el material de oficina. El material de oficina forma parte del activo corriente de las empresas y, por tanto, se va a utilizar o consumir en un corto espacio de tiempo. Son ejemplos de material de oficina el papel, la tinta o el tóner que se usa para imprmir o hacer fotocopias, los bolígrafos, los rotuladores o marcadores, los archivadores A-Z, los cuadernos, los blocs, las notas adhesivas y un largo etcétera.

1.2. Material fungible y no fungible. 

Cualquier material o aparato con el uso va gastándose
, deteriorándose o <haciéndose viejo>, hasta que ya no se puede usar más. Al tiempo que se prevé que se va a poder usar cualquier bien se lo denomina vida útil.

El material de oficina también tiene vida útil y esta depende de la naturaleza del material usado. Así por ejemplo, las grapas, los marcadores fluorescentes o el papel que utilizamos para imprimir tienen una vida útil menor que las grapadoras, las tijeras o las calculadoras de mesa.

A continuación haremos una distinción entre material de oficina fungible y no fungible.

• Material de oficina fungible: Es todo aquel que tiene una vida útil corta, porque se utiliza continuamente y debe reponerse cada poco tiempo (grapas, etiquetas, papel, notas adhesivas, clips, pegamento, tinta de impresora, tóner de fotocopiadora...). Este material fungible recibe también el nombre de consumible, ya que se trata de bienes que se gastan o consumen con el primer uso que de ellos se hace. En contabilidad reciben denominación de material no inventariable. 
• Material de oficina no fungible: Es todo aquel material de oficina cuya vida útil es algo más larga que las del material fungible (grapadoras, taladradoras, encuadernadoras, tijeras, calculadoras...). El material no fungible recibe también el nombre de pequeño material inventariable. 

1.3. Equipos de oficina más comunes.

Como hemos señalado en el epígrafe anterior, los equipos de oficina son todos aquellos aparatos y máquinas que el personal utiliza para realizar las tareas propias de su trabajo. 

Podemos clasificar los equipos de oficina en equipos para el proceso de la información y la comunicación y mobiliario. 

1.3.1. Equipos para el proceso de la información y la comunicación.

Son equipos para el proceso de la información los ordenadores y además conjuntos electrónicos que permiten tratar y presentar la información que se maneja en una oficina de forma adecuada. Entre los más destacados podemos encontrar: 

• Ordenadores: máquinas imprescindibles en cualquier oficina, con el software adecuado (procesadores de texto, hojas de cálculo, gestores de bases de datos...). Facilitan la elaboración de la mayoría de los documentos, así como el trabajo con imágenes, gráficos, sonidos o la gestión de base de datos. Conectados en red permiten comunicarse unos con otros. Los hay de sobremesa, comúnmente llamados PC (personal computer) o portátiles, que pueden ser netbooks, ultrabooks y tabletas. Junto a dispositivos como memorias USB flash, discos duros portátiles y otros dispositivos, incluidos los teléfonos inteligentes, los ordenadores permiten un acceso cada vez más eficiente a la información que se maneja en las oficinas. 

Los ordenadores cuentan con gran cantidad de dispositivos periféricos que permiten tanto la introducción de información en el sistema podemos informático como su salida o presentación. Entre los más comunes podemos citar: teclados, impresoras, escáneres, cámaras web, memorias portátiles, monitores, pantallas táctiles, lectores de código de barras, faxes, altavoces, auriculares y proyectores. 

Para que los ordenadores de una oficina puedan comunicarse entre sí y con el exterior es necesario que se instale en la oficina una red informática. Cuando esta red opera en un entorno local se nomina LAN; si se conecta con el exterior, con equipos que a veces están a miles de kilómetros de distancia, se denominan WAN. Cada vez son más habituales las redes wifi, que permiten la conexión inalámbrica entre distintos dispositivos. Las redes requieren de una serie de elementos que no siempre son visibles pero sí son imprescindibles, como las tarjetas de red, que forman parte del hardware de un ordenador y de otros dispositivos conectados a la red, como las impresoras, los switchs o conmutadores- que permiten interconectar distintos equipos -, y los puentes permiten la comunicación entre redes diferentes tipo LAN, por citar algunos. 

• Impresoras: máquinas que permiten la reproducción de archivos tanto de texto como de imágenes, almacenados previamente de forma digital. Las más habituales son las que usan cartuchos de tinta, en las que la impresión se realiza mediante inyección de tinta (proyectan un chorro de tinta sobre el papel). Otro tipo de impresoras utilizan el sistema láser y en vez de cartucho usan un tóner, como las fotocopiadoras.
• Fotocopiadoras: permiten reproducir documentos en un formato físico desde otro formato físico, generalmente papel. Podemos encontrar tres tipos de fotocopiadoras: 

1. Fotocopiadoras personales: pequeñas, lentas y económicas; solo hacen fotocopias en tamaño DIN - A4.
2. Fotocopiadoras de oficina: algo más rápidas y con más funciones: pueden hacer fotocopias por dos caras, clasificarlas y graparlas. Fotocopian también en tamaño DIN - A3.
3. Fotocopiadoras profesionales: más rápidas y de mejor calidad. Más grandes y con más funciones, como las de perforar y encuadernar documentos. 

Algunas fotocopiadoras permiten conectarse con el ordenador de forma que pueden ser utilizadas a modo de impresora o como escáner, convirtiéndose así en herramientas multifunción, favoreciendo una mayor versatilidad en la reproducción de documentos. 

4. Escáneres: aparatos que digitalizan documentos, es decir, que son capaces de convertir un documento físico en un archivo que permite su tratamiento informático. Los escáneres más comunes son los denominados planos, que poseen una superficie plana de material trasparente, del tamaño de un papel DIN A4, sobre la que se coloca el documento que se quiere reproducir. 

5. Teléfonos: construyen otra de las herramientas imprescindibles en una oficina. Normalmente el personal administrativo dispone de una terminal con la que poder realizar tanto llamas internas, dentro de la empresa, como al exterior; mientras que en la recepción de la empresa se sitúa la centralita. Conectado a la línea telefónica, el fax permite enviar una copia de un documento físico a otro aparato conectado al otro lado de la línea telefónica. 

6. Aparatos multifunción: cada vez son más frecuentes en las herramientas muiltifunción que permiten realizar varias tareas: imprimir, fotocopiar, escanear, enviar faxes, etc. La ventaja de este tipo de aparatos es el ahorro de espacio y de coste, ya que permiten sustituir varios dispositivos por uno solo, mientras que el mayor inconveniente es que una avería puede llegar a paralizar el trabajo de la oficina si no se dispone de algún otro equipo que permita la reproducción de documentos. 

1.3.2. Mobiliario 

El mobiliario de una oficina debe permitir un rápido acceso a los documentos que se manejan, sin descuidar su seguridad y confidencialidad, y además debe salvaguardar la salud del trabajador, para lo cual es preciso utilizar equipos que mejoren las condiciones del medio en el que se trabaja. 

• Las mesas se denominan operativas cuando forman parte de un puesto de trabajo. Las dimensiones de las mesas de trabajo deben favorecer la ergonomía: por ejemplo su altura debe oscilar entre 70 y 75 cm, de forma que al apoyar los brazos sobre ella no debe ser inferior a 130 cm, para permitir al mismo tiempo el manejo del teclado y la consulta de documentos; por último, la profundidad de una mesa de trabajo debe permitir acceder a todos los objetos que situemos al final de esta, y para ello se suelen usar mesas de unos 90 cm de profundidad.

Las mesas operativas pueden disponer de cajones en los que se guardan documentos o manuales de consulta y material de oficina que conviene tener a mano, como grapadoras, tijeras o notas adhesivas para ser utilizadas en el momento oportuno.

En muchos casos se utilizan mesas auxiliares que disponen de cajoneras donde también se guardan otros documentos y materiales que no caben en las mesas operativas.

Además, toda oficina debe disponer de un espacio con una mesa de reunión, que puede presentar diferentes formas y tamaños dependiendo del objetivo que se persiga con las reuniones y de quiénes y cuántos sean los asistentes: por ejemplo, si la reunión la dirige un alto cargo se utilizan mesas ovaladas, pero si los asistentes son empleados de un mismo nivel se utilizan mesas cuadradas o redondas. 

• Las sillas de oficina que más se deberían utilizar son las sillas ergonómicas, porque están diseñadas para evitar problemas de salud, y para ello incorporan una serie de elementos que permiten mantener una postura adecuada mientras se trabaja. Entre estos elementos podemos destacar los reposa brazos, que permiten colocar los codos próximos a los brazos; un dispositivo de regulación de la altura de la silla, de forma que los pies descansen de forma cómoda en el suelo o en el reposapiés; el borde delantero inclinado; la forma sinuosa del respaldo con apoyo lumbar y adaptado al contorno natural de la columna; y el asiento antideslizante. Si disponen de ruedas, deben incorporar algún sistema de bloqueo para evitar movimientos bruscos. Debido a su coste económico elevado, en muchas oficinas se utilizan sillas que no incorporan algunas de las características que hemos citado.

Además  de las sillas de los empleados, se suelen utilizar sillas más sencillas para las vistas que se sitúan al otro lado de la mesa de trabajo o alrededor de las mesas de reuniones. 

• En todas las oficinas podemos encontrar muebles archivadores con o sin cajones, y algunos de los más frecuentes son aquellos que almacenan documentos mediante carpetas colgantes y que se suelen dividir en varios niveles o alturas. 
• Otro elemento imprescindible son los armarios: los hay con puertas o sin ellas, con o sin vitrina, y pueden disponer de cerradura, o ser de tipo librería, de una o varias alturas, con baldas, etc. En ellas se custodian los documentos que la empresa debe conservar o los que deben consultar los empleados con cierta asiduidad. Estos documentos a su vez se suelen guardar en archivadores, como por ejemplo los de tipo A-Z. 
• Además, podemos encontrar tablones de anuncios con o sin ventanilla, pizarras y paneles de avisos donde poder informarse de las tareas que se están realizando en cada momento, los días festivos, los horarios, los avisos urgentes, etc.

2. Procedimientos administrativos de aprovisionamiento de material de oficina. 

2.1 La función de aprovisionamiento. 

El término <aprovisionamiento> hace referencia a la adquisición, gestión y control de los bienes materiales, artículos, productos o existencias necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial. Esto permite que la empresa disponga de la cantidad adecuada en el momento oportuno de las mercancías necesarias para elaborar o comercializar los bienes o servicios que ofrece al mercado. 

La función de aprovisionamiento requiere de una labor de planificación de las necesidades de la empresa. Este trabajo preliminar deber tener en cuenta las diferentes formas de acceso a los productos de los que la empresa se provee, los recursos materiales y humanos de los que se dispone y las expectativas de venta de los bienes o servicios que comercializa.

Podemos clasificar las funciones de aprovisionamiento en tres operaciones fundamentales: 

1. Adquisición de las mercancías que las empresas utilizan para elaborar o comercializar bienes y servicios. En esta operación se requiere de una perfecta coordinación con el departamento de Compras, que debe encontrar en el mercado de proveedores aquellos que ofrezcan los productos necesarios con una calidad adecuada a un precio razonable. Es decir, es el departamento de Compras el encargado de seleccionar cuál es la forma más adecuada de conseguir los productos que la empresa va a utilizar en el desarrollo de su actividad. 
2. Almacenamiento de las existencias de productos que las empresas guardan a la espera de ser incorporados bien al proceso productivo en el caso de empresas fabriles o transformadoras de bienes, bien al proceso comercial en el caso de empresas comerciales. 
3. Control de los costes asociados a las dos operaciones anteriores. Tanto la adquisición de mercancías como el mantenimiento del stock del almacén llevan aparejados gastos e inversiones, como el alquiler del espacio, el pago de suministros como la luz o el agua y el salario de los operarios del almacén. Las empresas debes tratar de minimizar el impacto de estos costes para no ver comprometido el beneficio económico de su actividad. 

2.2 el almacén. 

Un almacén es un espacio que las empresas utilizan para guardar y conservar en perfectas condiciones de calidad y seguridad los materiales y productos que prevé utilizar en su actividad.

Las empresas suelen disponer de un almacén donde conservan el material de oficina que esperan utilizar en un breve periodo de tiempo; de esta manera, se aseguran de que la actividad administrativa no va a detenerse por falda de algún objeto indispensable, como puede ser el papel o la tinta para las impresoras. Si se produjera esta circunstancia la empresa se encontraría en lo que se denomina rotura de stock, que supone la paralización de la actividad por la carencia de algún material imprescindible.  

En las empresas fabriles las existencias o stocks que van a ser incorporados a un proceso de producción reciben el nombre de material primas, y el almacén que se utiliza se denomina almacén de aprovisionamiento. Las existencias que ya han pasado por el proceso de producción y están esperando ser comercializadas reciben el nombre de productos terminados, y el almacén donde se ubican se llama almacén de porductos terminados. 

En las empresas comerciales las existencias almacenadas reciben el nombre de mercaderías, tanto si se encuentran en el almacén de aprovisionamiento como en el almacén de ventas. 

Todas las empresas deben recontar, al menos una vez al año, los materiales y existencias que tienen almacenadas, y esta labor se realiza mediante la confección de inventarios. 

2.2.1. Documentos. 

Para la gestión del almacén y de materiales almacenados se utiliza un conjunto de documentos que reflejan el flujo de materiales que se produce en el interior de la empresa.

Cada vez que se detecta la necesidad de reponer un artículo la persona encargada deberá confeccionar un boletín de compras. Se trata de un documento mediante el cual cualquier departamento de la empresa que debe reponer material comunica al departamento de compras que necesita adquirir un artículo determinado que se está agotando. El departamento de compras, una vez realizadas las oportunas verificaciones, se pondrá en contacto con el proveedor adecuado y confeccionará un pedido para solicitar las mercancías que sean necesarias. 

Cuando la empresa dispone de stock suficiente en el almacén, los departamentos de la empresa que necesitan reponer materiales pueden comunicarse directamente con el almacén solicitando las mercancías que sedean reponer, utilizando para ello un documento denominado orden de reposición. Cuando es el propio almacén quien debe reponer material dirigirá una hoja de solicitud al departamento de compras para que adquiera en el mercado, a los proveedores, aquellas mercancías que debe reponer. 

En el momento en el que el almacén tiene preparadas las mercancías que le han solicitado, enviará los materiales al departamento que las necesita, junto con una nota de entrega. 

Si la compra se ha efectuado a algún proveedor externo, los proveedores envían las mercancías a la empresa junto con un documento denominado albarán de entrega, que detalla qué mercancías se entregan. Una vez cotejadas estas mercancías se envían al almacén, que debe registrar la entrada correspondiente en la ficha del producto. De la misma manera, se debe registrar en la ficha del producto las salidas que se van produciendo para reponer los materiales que utilizan en los diferentes departamentos. 

Cada cierto tiempo las empresas realizan recuentos de materiales almacenados; para ello se utiliza el registro del material inventariable o, dicho más breve mente, inventario, que es el documento en el que se anotan las cantidades de materiales y productos que se encuentran en un momento determinado en el almacén. Este recuento debe coincidir con las fichas de producto, y en caso contrario se deberán hacer los ajustes oportunos explicando las razones por las que se producen las diferencias. Estas diferencias se pueden producir por pérdida, extravío, hurto o por deterioro. También deben darse de baja aquellos artículos que se hayan quedado en desuso u obsoletos. 

2.3. La hoja de cálculo en la gestión de almacén.

Las hojas de cálculo son herramientas informáticas que permiten la gestión del almacén de forma cómoda y accesible.

Por su configuración de celdas, ordenadores por filas y columnas, posibilitan la creación de documentos en los que no solo se anotan los datos necesarios, sino que además se realizan de forma sencilla los cálculos que se precisen e incluso búsquedas o consultas de datos.

Se puede crear cualquier documento administrativo en una hoja de cálculo: orden de reposición, boletín de compras, registro de material inventariable, pedido, etc.

La mayoría de los datos introducidos en la tabla son anotaciones, es decir, simplemente se teclean; sin embargo podemos observar cómo los datos de la columna cantidad actual son cálculos que se efectúan gracias a la capacidad de la hoja de cálculo para introducir fórmulas en las celdas haciendo referencia a datos introducidos en otras celdas.

En este caso, las unidades que aparecen en la columna cantidad actual se han calculado sumando las celdas de la misma fila de las columnas cantidad previa y de las Uds. De alta, y restando las celdas de la misma fila de la columna Uds. De baja.

En el caso del pedido procedemos de forma similar, y así podemos calcular columna importe multiplicando en la misma fila los datos de las columnas cantidad y precio (recuerda que para multiplicar se utiliza la tecla asterisco <*>).

Otros documentos se utilizan únicamente para realizar anotaciones, como la orden de reposición, el boletín de compras o la hoja de solicitud. Es aconsejable crear una tabla en la hoja de cálculo con el formato de cada documento y guardarlo como una plantilla, de forma que podamos volver a utilizarla cada vez que sea necesario. 

Tema 5, GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA Y PAQUETERÍA.

1. Gestión de recepción de la correspondencia y paquetería.

Toda organización, con independencia del tamaño y la actividad a la que se dedique, realiza un intercambio de correspondencia con otras organizaciones.

Las empresas forman parte de mercados competitivos que actúan en un mundo globalizado, nunca de forma aislada, ya que se relacionan con clientes, proveedores, competidores, etc. Todo este entramado de relaciones debe tener definidos unos procesos donde se administren las actividades y recursos para lograr los fines concretos de cada organización.

En todas las empresas existe una persona o departamento (dependiendo de su tamaño) encargada de la manipulación de la correspondencia que llega a la organización o sale de esta.

1.1.1. Recepción y clasificación. 

La llegada de la correspondencia del exterior puede producirse a través de los servicios de Correos o de empresas especializadas en mensajería. En ocasiones será la propia empresa la que deberá recoger la correspondencia en las oficinas de Correos, al tener contratado un aparato de correos.

Al recibir la correspondencia o paquetes, el personal responsable de la recepción debe asegurarse de que el destinatario es la empresa o el personal que trabaja en ella. En el caso de que llegue a través del servicio de mensajería, la comprobación se efectuará antes de firmar el recibo de entrega. En caso de ser un error, no se aceptará el envío. Si la correspondencia llega a través de Correos y se ha producido algún error y el destinatario no es la empresa, o la persona a la que se dirige no forma parte del personal que trabaja en ella, se clasificará como coreo para devolver, en un casillero o apartado, y será remitido de nuevo a la oficina de Correos.

Si el destinatario no está identificado de forma inequívoca o los datos de este son insuficientes o erróneos, se separará para intentar realizar una identificación correcta.

Una vez recibida la correspondencia o paquetería, el personal procederá a su clasificación dependiendo de si se trata de cartas, telegramas, burofaxes, impresos, facturas, periódicos, revistas o paquetes.

1.1.2 Apertura y selección.

No toda la correspondencia o paquetería que llega a la empresa puede ser abierta por el personal encargado de ello. Existen algunas cartas o paquetes que solo pueden ser abiertos por la persona a la que va dirigida (salvo que hubiera expresado su autorización o consentimiento para que sea abierta por otra persona). En estos casos suele aparecer en el sobre la indicación de <confidencial>, <personal>, <a la atención personal de...>, u otras expresiones similares.

Una vez abierta la correspondencia o paquetería se comprobará que está incluido en el sobre todo el contenido que generalmente está relacionado en un anexo (pedidos, facturas, cheques, etc.) y que aparecen correctos los datos del remitente. Si no fueran correctos o en los documentos no aparecieran los datos del remitente, se tendrá especial cuidado de no separar el sobre de la carta o documento, para evitar que se extravíe y no se pueda localizar al remitente.

1.1.3. Numeración y registro. 

A cada carta o paquete recibido se le asignará un número de entrada para facilitar su registro, control y posterior búsqueda. El empleado estampará un sello en cada documento, asignando un número y otros datos, como la fecha de llegada, hora, destinatario, etc.

Actualmente, con la utilización de programas informáticos, se generan en muchas ocasiones los datos en el ordenador y se imprime una etiqueta que se adhiere a la carta o paquete. A veces lo que se generan son etiquetas con códigos de barras que mediante lectores facilitan la información grabada en el ordenador con respecto al documento o paquete recibido.

En las empresas no es obligatorio llevar libro para registrar la llegada o envío de correspondencia. En los organismos oficiales, en cambio, es obligatorio registrar todos los documentos que reciben.

El registro puede ser físico (mediante libros en papel) o informático (por medio de programas como Excel). El formato de este libro no está normalizado, pero proponemos un modelo estándar a continuación.

Datos de entrada: 

• Número: Refleja e orden en que ha llegado el documento a la empresa, y como regla general se clasificarán primero los documentos urgentes. 
• Fecha de entrada: Es la fecha en la que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con la fecha en que se escribió el documento, ni con al fecha que se recibió, porque puede haber llegado a última hora de la mañana y no haber sido registrada la entrada hasta el día siguiente. 
• Hora de entrada: Es importante sobre todo si se ha recibido por correo o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha llegado a la empresa. 

Remitente: Ha de constar el nombre de la persona, empresa u organismo que envía la correspondencia, así como la localidad desde donde se remite. 

Clase de envió: Carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc. 

Anexos: Documentos que acompañas al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc. 

Asunto: Breve descripción del contenido del documento o paquete. 

Departamento de destino: Es el departamento al que se va a enviar el documento o paquete. A veces el responsable e la recepción de la correspondencia desconoce quién trata cada asunto en un determinado departamento, y por eso lo remite al departamento, desde donde lo harán llegar a la persona que pueda gestionar lo recibido. 

Observaciones: Se anotará cualquier anomalía o aspecto que pueda presentar la correspondencia y que pueda ser importante (rota, manchada, mojada, sin remitente, etc.). si no puede ser abierta por ser personal se reflejará aquí. También en el caso de tenerla que remitir a varios departamentos se harán copias y se indicará en este apartado a qué departamento se envía el original y a cuáles las copias.

1.1.4. Distribución. 

Una vez registradas la correspondencia y paquetería, se han de entregar a los departamentos o personas a las que van dirigidas.

El reparto se efectuará por grupos homogéneos, como pueden ser:

• Correspondencia urgente.
• Documentación con la clasificación de <personal> o <confidencial>, que se entregará en mano a la persona destinataria. 
• Correo ordinario. 

Las empresas y entidades pueden distribuir la correspondencia y paquetería de diferentes formas: 

• Distribución mediante casilleros: Cada empleado tiene asignado uno, cerca de la entrada o algún lugar de tránsito frecuente, y cerca de la recepción para facilitar el trabajo de la persona encargada de la correspondencia y la accesibilidad de los trabajadores a esta.

El inconveniente principal de ese reparto es que los casilleros están diseñados, de forma habitual, para  un determinado tamaño de correspondencia; por ello, las cartas o paquetes de dimensiones mayores no se pueden depositar en ellos y habrá que dejar un aviso para que sean recogidos personalmente, lo que incrementa el número de personas a las que se debe atender en recepción. 

Otro inconveniente puede producirse si en la empresa rota con mucha frecuencia el personal y hay que distribuir los casilleros constantemente esto se suele solventar si se asignan los casilleros por departamentos y que sea una persona de cada departamento la encargada de recoger y distribuir el correo. A los jefes de los departamentos se les asigna un casillero independiente del resto. 

• Distribución personalizada: Habrá una persona encargada de la entrega y se asegurará de que la correspondencia y paquetería llega a su destinatario final, o en ausencia de este se deposita en su mesa de trabajo. Se organizará de tal forma que en la reposición siempre haya alguien para atender la correspondencia y paquetería y que la distribución sea una tarea rutinaria con turnos de reparto a horas determinadas, nunca de forma aleatoria. Se seguirá siempre el mismo orden de reparto en cuanto a departamentos o personas.

1.2. Gestión informática de la correspondencia. 

La informática y las nuevas tecnologías han cambiado en muchos casos el procedimiento de la gestión tradicional de la correspondencia que llega a la empresa, pero no así en el caso de la paquetería. 

Cuando llega la correspondencia se clasifica, y la que se puede abrir, por ser correo ordinario, es digitalizada en algunas empresas ( se convierten los documentos de papel en archivos informáticos). La ventaja de dicha digitalización es la preservación de los originales.

La numeración se realiza con programas informáticos que estampan un sello o código de barras en el documento digitalizado, y se imprime una pegatina con el mismo código para que sea pegada en el documento original y archivarlo.

El registro se hará con un programa informático, cuya estructura puede ser igual al modelo descrito para el registro manual. Si se ha impreso un código de barras puede que el registro esté automatizado y muchos campos se rellenen automáticamente, o viceversa: se registra la correspondencia con el programa informático y se genera y pega el código de barras que contiene información del registro, que puede ser leída con un lector de código de barras.

La distribución se realizará mediante correo electrónico o simplemente se enviará un aviso para que los documentos se puedan consultar on line, al estar archivados en red.


2. Preparación de la correspondencia. 

Una empresa u organismo, al comunicarse a través de la correspondencia, por medio de cualquier documento o paquete que envía, está transmitiendo aspectos como el prestigio y la imagen del remitente y de la institución o empresa que representa.

El éxito de esta comunicación depende tanto de su apariencia como de su contenido, y por tanto es importante cuidar al detalle el papel, el sobre y el envoltorio que contendrá la comunicación o el paquete que se envía.

2.1. Elaboración de comunicaciones escritas. 

La correspondencia es un instrumento de comunicación escritas en las relaciones comerciales. De estas comunicaciones puede depender el éxito de un negocio, una venta o la fidelidad de los clientes.

Las personas que elaboran la comunicación deben presentarse para poder ser identificadas claramente por el destinatario de la correspondencia.

La redacción que se utiliza habitualmente se basa en usar frases cortas, sencillas y claras, evitando palabras técnicas en otros idiomas y frases rebuscadas. Si se utilizan abreviaturas no se debe abusar de ellas.

En las distintas secciones o departamentos de la empresa u organización existen personas encargadas de elaborar la correspondencia que se produce allí.

Lo habitual es que junto con el documento que se va a enviar se genere una copia para el archivo, aunque con el uso de los medios informáticos algunas empresas lo archivan de forma digital para ahorrar papel y espacio. A veces se combina el archivo digital con el físico, como medida de seguridad; en este caso se imprimirá una copia del documento, además de ser digitalizado.

2.2. Firma de comunicaciones escritas. 

Una vez elaborado el documento final, hechas las correcciones oportunas, se entrega para su firma.

La persona que se responsabiliza de lo expresado en la correspondencia escribe su nombre y apellido de su propia mano, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

A veces estampa la rúbica de su puño y letra sin especificar su nombre y apellidos, y esta persona figurará en el firmado (de forma abreviada <Fdo.>) con su cargo en la organización.

La correspondencia se presenta, para ser firmada, colocada en una carpeta especial llamada <porta-firmas>, con separadores en su interior para que cada documento se ubique en un compartimento.

La mayor parte de la correspondencia se firma directamente por el responsable de esta, pero en asuntos de gran importancia debe ser firmada por el responsable superior jerárquico de la empresa, para que tenga mayor grado de autenticidad.

Si una comunicación lleva el sello de la empresa nunca se debe estampar sobre la firma.

3. Embalaje y empaquetado de documentos y productos. 

3.1. Embalaje. 

Tiene como objeto proteger y conservar su contenido durante transporte en el proceso de distribución del producto evitando roturas, desperfectos, derrames o humedades en operaciones de carga, descarga, transporte o manipulación.

Existe una gran variedad de productos que cubren las necesidades de protección y expedición de cualquier tipo de mercancía. El seleccionar una u otra vendrá dado por diferentes factores.

3.2. Empaquetado. 

Técnica empleada para proteger el contenido de un envío durante el transporte y manipulación del mismo.

3.2.1. Empaquetado tradicional. 

• Se utilizan, básicamente, para los envíos cajas de cartón.
• Seleccionar la caja en relación al producto a enviar teniendo en cuenta el tamaño y las características del objeto.
• Recubrir o incluir algún material de relleno como protección del producto (en algunos casos no es necesario, pues los productos están incluidos en cajas más pequeñas para su distribución).
• Cerrar la caja utilizando cintas adhesivas o flejes.
• En ocasiones, como medida de protección, se recubre la caja con papel continuo de tipo kraft. Para su fijación se utiliza nuevamente la cinta adhesiva.
• Colocar etiquetas identificativas si fuera necesario. En el caso de realizar el envío por Correos, se debe identificar al destinatario y al remitente correctamente.
• Colocar la identificación a enviar en bolsas porta-documentos que quedan pegadas en la caja. También es posible protegerlo utilizando plástico protector.

3.2.2. Confección de cajas. 

Actualmente, para incentivar la rapidez a la hora de realizar el empaquetado, hay en el mercado una amplia gama de cajas de fácil montaje y variedad de tamaños. 

La diferencia con la anterior técnica es la incorporación de nuevos materiales que aumentan la protección (aislamientos térmicos, poliestreno, espumas, celulosas moldeadas); son ecológicas; más fáciles de usar; facilitan el acceso del producto y resultan más ligeras. 

Los productos se introducen directamente en la caja sin necesidad de protección adicional. 

4.Gestión de envío de correspondencia y paquetería. 

El proceso de gestión del envío de la correspondencia y paquetería sigue las fases que vamos a ver a continuación. 

4.1. Recogida interna. 

Una vez que han sido confeccionados la correspondencia y los paquetes en los distintos departamentos, deben llegar a la recepción para su posterior manipulación y envío por alguno de los siguientes procedimientos: 

• Entregar a la persona encargada de distribuir la correspondencia en el momento de efectuar la entrega. Sería aconsejable que dispusiera de un carro con separadores y suficiente espacio para no mezclar la correspondencia que debe entregarse con la que recoge de cada departamento o sección. El inconveniente se este sistema es la forma de proceder ante un envío urgente; se deberá elaborar un protocolo de actuación. 
• Efectuar una orden de recogida a la persona encargada del reparto y recogida de la correspondencia y paquetería. La orden se confeccionará cuando un departamento necesite enviar correspondencia. Con este sistema queda resuelta la forma de proceder ante la correspondencia urgente, pues en cualquier hora el día se puede emitir la orden de recogida tanto de la correspondencia urgente como de la ordinaria. 
• Depositar en la recepción de la empresa la correspondencia y paquetes que deben ser enviados por una persona de cada departamento o división. Es la forma de proceder en las organizaciones que tienen el sistema de casilleros para la distribución interna de la correspondencia o paquetería recibida, porque cuando recogen la correspondencia recibida depositan la que debe ser enviada.

4.2. Inspección y clasificación. 

Al recibir la correspondencia y paquetería se debe comprobar que cumpla una serie de condiciones: 

• Los documentos deben estar firmados por la persona que sea responsable de su contenido.
• Se adjuntaron los documentos que aparecen en el anexo de estos. 
• Los datos del destinatario están impresos en el sobre o envoltorio de forma visible y legible. 
• El tipo de envío (ordinario, urgente, certificado, acuse de recibo, etc.) ha sido especificado. 

Una vez comprobado que los envíos cumplen los requisitos anteriores, se debe proceder a su clasificación para diferenciar el medio de envío.

Las empresas utilizan distintos medios de envío, dependiendo de la urgencia, el coste, etc.; así, se utilizan el servicio de empresas de mensajería privadas y los servicios de Correos. 

Lo habitual es que se hayan estudiado las tarifas de varias empresas de mensajería y se elija una empresa concreta para todos los envíos que se realicen a través de este servicio. Los costes de los servicios de Correos son públicos, se pueden consultar en su web y se actualizan periódicamente. 

4.3. Registro de envío. 

Es similar al registro de entrada, y el orden se establece por la fecha de salida o de expedición (en algunos registros no figura el número). El objetivo es permitir saber cuándo se produjo el envío de correspondencia y quién es el responsable de esta. 

• Datos de salida:

1. Numero: debe reflejar el orden en que se ha enviado el documento desde la empresa, y por regla general se enviarán primero los que tengan clasificación de urgentes. 
2. Fecha: es la fecha en que se ha registrado, que no tiene por qué coincidir con al fecha en que se escribió el documento, porque puede haber sido retenida en el departamento y no haber sido entregada, para enviarla en una fecha posterior. 
3. Hora: Es importante sobretodo si se han establecido diferentes entregas en Correos o mensajería urgente, para que conste el momento exacto en que ha salido de la empresa.
4. Destinatario: nombre de la persona, empresa u organismo a los que se envía la correspondencia, así como la localidad donde reside o tiene su domicilio. 

• Clase de envío: carta, telegrama, revista, burofax, paquete, etc.
• Anexos: documentos que acompañan al envío, como pedidos, facturas, cheques, etc. 
• Asunto: breve descripción del contenido del documento o paquete.
• Departamento de origen: departamento donde se ha generado el documento o paquete. 
• Observaciones: se anotará cualquier aspecto que pueda ser importante (certificado, urente, cerrado, etc.). 

4.4. Plegado y ensobrado. 

Una vez que se hayan registrado los documentos, deberán ser plegados para poder ser introducidos en los sobres correspondientes para su envío. 

Esta tarea de doblar los documentos y meterlos en sobres es sencilla, pero puede resultar aburrida y tediosa cuando el volumen de correspondencia es considerable. 

Algunas empresas disponen de máquinas específicas que realizan estas tareas de forma automática, plegando, introduciendo en los sobres el contenido y cerrándolos. Las máquinas están diseñadas para ser utilizadas con los formatos estándar más comunes de papel y sobres. Existen empresas especializadas en este tipo de tareas que son controladas por otras, sobre todo cuando estas quieren enviar circulares o sobres con propaganda.

La dirección del destinatario del sobre se podrá colocar con diferentes técnicas: 

• Etiquetas adhesivas, en las que previamente se ha impreso la dirección. 
• Sobres de ventanilla, que dejan ver la dirección impresa en el documento que contiene. 
• Impresión directa por medios informáticos de la dirección en el sobre. 
• Anotación a mano de la dirección correspondiente.

Al plegar y ensobrar los documentos se han de tener los siguientes cuidados: 

• En los sobres de ventanilla la dirección del destinatario ha de ser visible.
• Cuando se han impreso las direcciones en el sobre puede ocurrir que se introduzcan documentos que  no se corresponden con el sobre. 
• Cuando se pegan etiquetas hay que comprobar que corresponden al destinatario del documento que contiene. 
• Si el documento adjunta anexos hay que comprobar que están incluidos en el sobre. 

4.5. Franqueo y expedición. 

Franquear es pagar por el porte de un objeto que se remite por correo.

El importe dependerá del peso y del tipo de envío. Será necesario pesar los documentos o paquetes para pagar el servicio según la tarifa asignada por Correos o las empresas de mensajería.

Formas de realizar el franqueo en el servicio de correos:

• Mediante la adquisición de sellos postales.
• Sobres franqueados.
• Franqueo pagado.
• Franqueo en destino.
• Franqueo mediante máquinas franqueadoras.

En el caso de que el envío se realice a través de mensajería se entregará la documentación en sobre cerrado bien identificado. El mensajero devolverá una copia del albarán de envío, sin necesidad de colocar tasa alguna, ya que la empresa de mensajería notificará mediante factura el importe del servicio según lo que se tenga contratado.

La expedición a través del servicio de Correos se realizará con el depósito de la correspondencia en los buzones habilitados para tal fin, o directamente en las oficinas de correos.

Correos ofrece la posibilidad a sus clientes que así lo contraten de recoger a domicilio la correspondencia con la frecuencia en el usuario del servicio necesite (diariamente o una vez cada dos o tres días por semana). 

5. Registro de faxes y correos electrónicos. 

Las empresas reciben comunicaciones no solo a través de Correos o empresas de mensajería, sino a través de otros medios como el fax o el correo electrónico.

Por ello, es preciso contar con un registro de estas comunicaciones que llegan por medios telemáticos.

5.1. Registro de faxes. 

Los faxes se registran asignándoles un número según llegan, al igual que se hacen con la correspondencia. No todas las empresas numeran los de salida, aunque es aconsejable si se envían muchos cada día.

Si se envía un fax por medio de un tele-fax la máquina genera un documento llamado reporte, con datos que pueden servir para rellenar los registros de faxes. 

No existe un modelo normalizado para el registro de faxes; cada empresa u organización puede diseñar el suyo propio para hacer constar los datos que le interese conservar y decorar. 

5.2. Registro de correos electrónicos. 

Por el correo electrónico llega mucha información a las empresas, y pos eso se reciben clasificar los correos que se consideren importantes y eliminar todos los correos que no se consideren útiles o necesarios. 

En realidad no sería necesario llevar un registro de correos electrónicos, ya que se pueden comprobar en la bandeja de entrada y salida del programa que se esté utilizando; pero sí es aconsejable hacerlo cuando los correos son comunicaciones importantes. Se aconseja que se guarden en este caso físicamente en una carpeta de almacenamiento. 

Cuando dejan de ser útiles se deben eliminar para no acumular información innecesaria. 

6. Normativa legal de seguridad y confidencialidad. 

La constitución española de 1978, en su articulo 18.3, señala que <se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegramas y telefónicas, salvo resolución judicial>. 

La Unión Europea emitió la Directiva Europea 97/66, de 15 de diciembre de 1997, con respecto al secreto de la correspondencia, y obliga a los Estados miembros a garantizar por ley la confidencialidad en las comunicaciones y telecomunicaciones. 

En España se promulgó la Ley 43/2010, de 30 de diciembre, del servicio postal universal, que dice lo siguiente: 

<Artículo 5. Secreto de las comunicaciones postales. 

Los operadores postales deberán realizar la prestación de los servicios con plena garantía del secreto de las comunicaciones postales, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 18.3 y 55.2 de la Constitución española y en el artículo 579 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal. 

Artículo 6. Inviolabilidad de los envíos postales.

1. Los operadores postales deberán cumplir con el deber de fidelidad en la custodia y gestión de los envíos postales. 

Se considera incumplimiento de dicho deber la detención contraria a derecho, el intencionado curso anormal, la apertura ilegal, la sustracción, la destrucción, la retención indebida y la ocultación de los citados envíos postales. 

2. Sin prejuicio del derecho a la propiedad de los envíos postales reconocido en el artículo 13, los envíos postales solo podrán ser detenidos o interceptados y, en su caso, abiertos por resolución motivada de la autoridad judicial conforma a la ley>. 

La Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, confidencialidad, pero cuando se firma un contrato de trabajo ya se entiende que existe la obligación de confidencialidad en la relación laboral, por lo que hay que actuar conforme a las reglas de buena fe y diligencia. A veces las empresas, en el contrato, incluyen la cláusula de confidencialidad para recordar y reforzar esta obligación, y que queden claros los límites. 

El código Penal, en su artículo 197, señala: <El que, para descubrir los secretos o vulnerar la intimidad de otro, sin su consentimiento, se apodere de sus papeles, cartas, mensajes de correo electrónico o cualesquiera otros documentos o efectos personales o intercepte sus telecomunicaciones o utilice artificios técnicos de escucha, transmisión, grabación o reproducción, será castigado con las penas de prisión de uno a cuatro años y multa de doce a veinticuatro meses>. 

El que maneja correspondencia es responsable de su seguridad, cuidado y confidencialidad. Es importante que nunca se abra la correspondencia si no se está debidamente autorizado para ello, que se tenga cuidado de no perderla y se evite entregarla a otra persona que no sea la destinataria. 

En el caso de correo digitalizado, no se podrá abrir si va dirigido a alguna persona en concreto; si una vez abierto por su destinatario se tiene que digitalizar, se tomará las medidas necesarias para que su acceso no sea libre a todo el personal de la empresa, por lo que se darán restricciones para que solo pueda ser leído o manipulado por las personas autorizadas. 

Se tendrá especial cuidado en el caso de utilizar sobres con ventana, para asegurarse de que no se puede leer ningún dato relevante de la correspondencia incluida en el sobre. 

La organización las entidades y sus áreas funcionales. 

1.1. Las entidades: Concepto y tipos.

Tras esta introducción ya podemos dar un concepto de entidad y explicar los distintos tipos de entidades que existen, entre las cuales se encuentras las empresas. 

Concepto de entidad.

Una entidad es una organización de recursos materiales y  humanos para producir bienes o prestar servicios con los que conseguir un interés particular, en el caso de las entidades privadas, o social, en el caso de las públicas.

Tipos de entidades. 

Las entidades pueden tener forma de empresa o de organismo, pudiendo, a su vez, ser privadas o públicas. 

Pero, además, existen otro tipo de organizaciones sin ánimo de lucro como las fundaciones o las ONG,  que, al igual que las entidades públicas, también buscan un beneficio social que varía en función de los distintos objetivos que cada una persigue. Por ejemplo, la fundación ONCE, o la ONG Greenpeace. 

1.2. Los conceptos de empresa y empresario. 

Como acabamos de señalar, las entidades precisan de una organización que las coordine adecuadamente. En las empresas, al frente de esta organización, se encuentra el empresario, que, como el capitán de un barco, dirige el timón para llevar su empresa por el mejor camino. 

Concepto de empresa. 

Podemos definir la empresa como el conjunto de recursos materiales y humanos organizados y coordinados por la dirección para producir bienes y servicios con el objeto principal de obtener un beneficio, ya sea público o privado. 

Concepto de empresario. 

Como hemos comentado, el empresario es quien dirige la empresa llevando el timón y tomando las decisiones que conducen a la empresa por un camino y otro. Es, por lo tanto, quien planifica los objetivos que establece la hoja de ruta y obtiene y aporta los medios necesarios, materiales y humanos, para conseguir dichos objetivos. Es en definitiva quien lidera la organización de la empresa. En muchas ocasiones el empresario es a su vez el fundador de la empresa, y pone en marcha su proyecto empresarial y aporta de su bolsillo la mayor parte del capital. Para ello debe tener espíritu emprendedor, capacidad para aceptar responsabilidades y asumir riegos. Por supuesto, una gran capacidad de trabajo y fuerza de voluntad para seguir adelante cuando el rumbo del barco se tuerce. 

1.3.Clasificación de las empresas.

As de pasar a ver cómo se organizan las empresas, nos vendrá bien conocer su clasificación y algunos ejemplos de las mismas. 

Cómo se clasifican las empresas.

Las empresas se clasifican según distintos criterios: 

Las empresas según su propiedad. 

Las empresas privadas pertenecen a un colectivo de personas que han invertido en ellas su dinero y persiguen un beneficio particular para sus dueños. Por eso se dice que tienen ánimo de lucro. Por ejemplo : Iberia.

Las públicas pertenecen al Estado, que es como decir que nos pertenecen a todos. Funcionan con el dinero que aportamos cuando pagamos nuestros impuestos y persiguen un beneficio social en forma de; carreteras, hospitales, institutos, etc. Ejemplo: Renfe. 

Las empresas según la actividad que realizan. 

Las empresas del sector primario son las que se ocupan de obtener los bienes de la naturaleza. Son las extractivas, las forestales, las agrícolas, las ganaderas y las pesqueras. Ejemplo: Endesa. 

Las del sector secundario transforman en otros productos los bienes obtenidos por las del sector primario. Ejemplo: Opel. 

Las del sector terciario prestan servicios. Ejemplo: Mercadona. 

Las empresas según si fabrican o no.

Las industriales fabrican productos a partir de los bienes o materias primas que compran a sus proveedores. Ejemplo: Balay. 

Las comerciales no fabrican, se dedican a comercializar los bienes o productos que compran, es decir, compran a sus proveedores y luego venden a sus clientes, pero sin someter los productos a transformación alguna, los venden tal y como los compraron. Ejemplo: media Markt. 

Las empresas según su forma jurídica.

En la empresa individual una sola persona aporta el capital o elementos necesarios para su puesto en marcha, la dirige y asumen la responsabilidad de las deudas, incluso con su patrimonio particular si fuera necesario. Son autónomas. 

En la sociedad son varias personas las que aportan el capital y asumen la responsabilidad de las deudas solo con lo que hayan aportado a la empresa, y nunca con su propio patrimonio. Son, por ejemplo, las sociedades anónimas (SA)  y las sociedades limitadas (SL).


1.10. Los flujos de información. 

La comunicación es la transmisión de cualquier tipo de información que parte de un emisor, y su recepción y comprensión  por parte de uno de los receptores.

Las empresas y demás organizaciones, la comunicación entre las personas que trabajan en las distintas áreas y departamentos debe tener huida en todo momento.

La administración local.

Es aquella que actúa en las provincias y municipios. En las provincias, el gobierno y la administración correspondes a las diputaciones provinciales, aunque existen excepciones:

• La Comunidad Foral de Navarra y las comunidades autónomas uniprovinciales (Asturias, Cantabria, Madrid, Murcia, Navarra y La Rioja) no tienen diputaciones provinciales y sus competencias las asumen los gobiernos autónomos. 
• En Canarias, el Gobierno y la Administración corresponden a los cabildos, y en baleares, a los consejos insulares.
• En el País Vasco, a las diputaciones forales. 

Las diputaciones provinciales cuentan con los siguientes órganos:

Presidencia

Vicepresidencia/s

Junta de gobierno

Pleno 

Los municipios son gobernados y administrados por sus ayuntamientos cuya organización cuenta con los siguientes órganos: 

Alcaldía

Pleno

Junta de gobierno local

Otros: comisiones informativas, comisiones de sugerencias 

y reclamaciones y comisión de cuentas. 

La administración comarcal. 

Las comarcas administrativas son entes locales formados por agrupaciones de municipios con una base histórica, geográfica y económica. Las comunidades autónomas tiene las mismas conserjería. Como las de la Comunidad de Madrid: 

• Conserjería presidencia, justifica y portavocía del gobierno.
• Conserjería de sanidad
• Conserjería de medio ambiente y ordenación de territorio. 
• Conserjería de asuntos sociales.
• Conserjería de economía y hacienda.
• Conserjería de educación, juventud y deporte. 
• Conserjería de transportes, infraestructuras y vivienda.
• Conserjería de empleo, turismo y cultura.

Las delegaciones del gobierno dirigen la labor de los cuerpos y fuerzas de seguridad del estado (policía nacional y guardia civil) dentro de cada comunidad autónoma.

En las islas esta labor la realizan las direcciones insulares.

Podemos obtener más información acerca de las distintas delegaciones y subdelegaciones en la página web del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas: http://www.seap.minhap.gob.es 

Órganos exteriores: son, entre otros, las embajadas y los consulados, y su misión consiste en representar a España ante los demás estados y ante los organismos internacionales, como, por ejemplo: La ONU. 

Sabremos más consultado la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación: http://www.exteriores.gob.es 

Otros organismos públicos: Están adscritos a distintos ministerios son, entre otros: 

La jefatura de trafico, adscrita al Ministerio del Interior. 

El SEPE (Servicio Público de Empleo Estatal), adscrito al Ministerio de empleo y Seguridad Social. 

RTVE, adscrita al Ministerio de Economía y Hacienda a través de la SEPI (Sociedad de Participaciones Industriales). 

Renfe, adscrita al Ministerio de Fomento. 

Administración Autonómica. 

Aquella que actúa en el territorio de cada comunidad autónoma. De los órganos superiores son la Presidencia, la Vicepresidencia y las Conserjerías. 

2. Órganos periféricos: son las delegaciones y subdelegaciones que el Gobierno tiene, a modo de sucursales, en las comunidades autónomas y en las provincias, para supervisar los servicios que presta la Administración General en dichos territorios. Así, por ejemplo, la formada por una serie de órganos y unidades administrativas característicamente ordenados: 

Órganos centrales: son el Gobierno, formado por la Presidencia, la vicepresidencia y los ministerio. Sus decisiones influyen en todo tipo de Estado. Ejemplo: Subir o bajar los principales impuestos, ampliar la red ferroviaria del AVE, etc. 

No todos los ministerios tienen la misma estructura, esta depende de las funciones que llevan a cabo. Vamos, a modo de empleo, buena parte de la estructura del Ministerio de Economía y Competitividad (año 2014).

Aplicaciones informáticas gráficas para hacer organigramas.

Existe una gran variedad de programas. Algunos de los más utilizados son OrgPlus y Office Visio. No obstante, también Office Word permite hacer organigramas.

Como hacer un organigrama con Word. 

La opción de Word que nos permite realizar organigramas se llama SmartArt y se encuentra en el grupo ilustraciones dentro de la ficha insertar. 

1.9. La organización del Estado y sus entidades públicas. 

El estado satisface nuestras necesidades colectivas a través de sus distintas entidades públicas, integradas por órganos y unidades administrativas que componen lo que conocemos como Administración pública. 

Los órganos directivos se organizan en unidades administrativas, que son sus elementos organizativos básicos. Estas a su vez se ordenan por orden de jerarquía en divisiones, servicios, áreas, secciones y negociados.

También pueden existir unidades administrativas complejas, que agrupen dos o más unidades menores.

Para mostrar su organización, las entidades públicas, al igual que las privadas, también hacen uso de los organigramas. 

La organización de la Administración pública. 

La administración pública, en función de su campo de actuación, se divide en General, Autonómica y Local.

La administración General del Estado. 

Es aquella que actúa en todo el territorio español bajo la dirección del Gobierno.

Procurar un buen ambiente de trabajo donde exista armonía, reduciendo la posibilidad de conflictos y resolviendo estos cuando surjan.

Un gran nivel de Comunicación y cohesión entre todos los miembros.

Realizar reuniones periódicas para debatir y decidir sobre los asuntos en los que convenga conocer la opinión de todo el equipo.

Una evaluación periódica del trabajo para detectar posibles deficiencias y poder tomar las medidas correctoras oportunas.

Resolver las dificultades no buscando culpables sino soluciones.

Una buena comunicación con el resto de la organización que mantenga al equipo integrado en la misma y no como un mundo aparte.

Que la organización gratifique el trabajo. 


1.8. Los organigramas. 


En el apartado anterior hemos visto cómo muchas entidades prestan paneles informativos con la ubicación física de sus distintas áreas de trabajo y departamentos. Muchos de estos directorios son organigramas.

Que es un organigrama. 

Un organigrama es la representación gráfica de cómo se encuentra organizada una entidad.

Una entidad. 

Los organigramas desempeñas un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y las personas vinculadas a ella introduzcan su estructura organizativa. 

Elementos de un organigrama. 

Los organigramas presentan:

• Los departamentos, secciones, áreas o divisiones en que se encuentra organizada la entidad. Ya hemos visto que algunas organizaciones tienen también unidades de apoyo con especialistas en materias concretas (abogados, médicos, ingenieros...), denominadas staff o gabinetes. 
• Las funciones que cada uno desempeña. 
• El cargo de la persona responsable de cada puesto de trabajo. 
• Los niveles jerárquicos y las líneas de autoridad o responsabilidad. 
• Las mesas de escritorio deben orientarse, en la medida de lo posible, con el frente de la misma dirección y a menos de una actividad física lo requiera, tratar de que no estén en una frente a otra. 
• No colocar los escritorios frente a las ventanas, para evitar el resplandor de la luz exterior, ni frente a paredes sólidas o traslúcidas. 
• Disponer los depósitos de agua, máquinas expendedoras de bebidas o alimentos y percheros, lejos de trabajo para que el acceso a ellos no distraiga al personal que se encuentre trabajando. 

Los directorios. 

Muchas entidades utilizan paneles informativos que muestran los directorios en los que se indica la planta del edificio donde se encuentra ubicado cada departamento, despacho, oficina, etc., de la organización. 

Algunas organizaciones, además de con paneles informativos, también cuentan con pantallas y/o puntos de información táctil conectados a un ordenador, con los que se puede pulsar en la pantalla o escribir en un teclado. Permiten visualizar los directorios, organigramas, catálogos de productos y servicios o enlaces a otras entidades o páginas web a través de Internet. Algunos están adaptados para su uso por personas con minusvalías. 

1.7. La coordinación departamental y el trabajo en equipo. 

Los departamentos necesitan trabajar juntos y unidos integrando sus actividades para incrementar la eficacia de la organización. Cuanto más grandes son los objetivos perseguidos por las entidades, mayor es también la necesidad de coordinación entre sus departamentos y de crear equipos de trabajo. 

Como se forman los equipos de trabajo. 

En los equipos de trabajo participan miembros de distintos departamentos que, aunque siguen dando cuenta de su labor a sus respectivos jefes, pasan a estar también al mando de un jefe de equipo. 

La comunicación

                                                 La comunicación.

Hoy Lunes 27 de Octubre del 2014 hemos estado viendo un vídeo sobre la comunicación. En el se a explicado los diferentes tipos de comunicación, como por ejemplo; Comunicación verbal, comunicación escrita, comunicación interna...
Hemos estado viendo como son nuestras expresiones corporales, la de cosas que podemos decir con simplemente un gesto que hagamos. Como podemos saber cuando una sonrisa es real, o se finge, si es con dolor o con alegría, si una pregunta o cualquier palabra es real o con sarcasmo, y muchas expresiones corporales más.

1. Las comunicaciones escritas. 

• Las comunicaciones escritas: Son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa, y entre esta y su entorno.
• Comunicaciones externas: Ponen en contacto a la empresa con el exterior. Uno de los principales tipos de comunicación externa es la carta comercial. Con ella, cualquier organización, además de enviar o recibir información, transmite su imagen.
• Comunicaciones internas: Su origen y destino es la propia empresa. A lo largo de esta unidad serán objeto de estudio detallado.

2. La comunicación interna. 

La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún construye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españolas, a pesar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado toda su importancia dentro de la organización.

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un correcto intercambio de información y con ello se favorece la participación del personal y se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados.

Es posible definir la comunicación interna como un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así como entre ellos, utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.

2.2. objetivos. 

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:

• Crear cultura organizacional: Establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.
• Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: Para integrar las diferentes acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.
• Incentivar la innovación: Implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.
• Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: La transmisión de la información es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrezca en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.
• Control: En el sentido de influir en el comportamiento de los empleados (a través de una orden, una información, etc.).
• Usar los medios adecuados: Adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.
• Mejorar la imagen de la organización: Los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.
• Fomentar la cultura corporativa. 
• Evitar rumores: La ausencia de información da paso a este tipo de comentarios.

Reflexión.

Si nos paramos a pensar y reflexionamos sobre ello nos damos cuenta de que a todos nos gusta que nos traten con respeto y adecuadamente. ¿A quien no le gusta que le hablen bien cuando esta haciendo las cosas bien?. Si un día estas en la oficina y te llama tu jefe para que bayas a su despacho para avisarte de tarea que tienes que dar para dentro de dos, tres días ve y con seguridad, no siempre son los jefes quienes dan las malas noticias, puede que si te manda mas tarea luego te recompense con un cheque regalo para que lo puedas aprovechar, o darte un día libre cuando lo necesites, o miles de cosas más. Demuestra siempre seguridad y positividad, ve al trabajo con buena cara y siempre alegre, las cosas cuando se hacen bien, salen mejor. 

3.Circulación interna de la comunicación.

1.Las comunicaciones escritas. 

Dentro de la empresa se genera gran cantidad de comunicaciones, tanto escritas como orales. Dependiendo del objetivo que se pretende conseguir con la comunicación, la propia organización utilizará el mismo formato de comunicación para establecer contacto con un proveedor que para realizar una consulta entre sus empleados.

Las comunicaciones escritas son aquellas comunicaciones en las que se utiliza el lenguaje escrito para intercambiar información dentro de la empresa, y entre su entorno.

Podemos incluir dentro de las comunicaciones escritas todos aquellos documentos que la empresa recibe y emite, tales como cartas, facturas, informes, revistas e impresos, folletos, paquetes postales, avisos...

En cualquier organización surgen comunicaciones tanto dentro de la misma organización como en el entorno en el que se desenvuelve la empresa. Así, distinguimos entre:

• Comunicaciones externas: ponen en contacto a la empresa con el exterior. Uno de los principales tipos de comunicación externa es la carta comercial. Con ella, cualquier organización, además de enviar o recibir información, transmite su imagen.
• Comunicaciones internas: su origen y destino es la propia empresa. A lo largo de esta unidad serán objeto de estudio detallado.

1.La comunicación interna. 

La comunicación interna es uno de los temas pendientes, y aún constituye un objetivo, de las empresas e instituciones públicas españolas, a pesar del impulso y desarrollo experimentado en los últimos años, ya que no ha avanzado lo suficiente en algunas empresas y no se le ha dado toda su importancia dentro de la organización.

Cuando las organizaciones cuentan con buena comunicación interna, se da un correcto cambio de información y con ello se favorece la participación del personal y se ayuda a conseguir los objetivos empresariales programados.

Es posible definir a la comunicación interna como:

Un conjunto de actividades realizadas por cualquier organización para crear y mantener buenas relaciones con los miembros de la organización, así como entre ellos, utilizando diferentes medios de comunicación que los mantenga informados, integrados y motivados, contribuyendo a lograr con su trabajo los objetivos programados.

La comunicación interna es por tanto bidireccional, y esto implica que la información debe circular con fluidez de forma tanto descendente desde la dirección a los trabajadores como ascendente desde los trabajadores a la dirección de la organización.

En aquellas empresas en las que la comunicación interna es nula o no funciona correctamente, esta deja paso a los rumores, la incertidumbre y con ello al descenso de la productividad y la falta de credibilidad del equipo directivo.

2.1.Funciones. 

La comunicación interna en las empresas cumple dos funciones básicas que se detallan en el siguiente cuadro:

Tipo de función	Descripción	Ejemplo
Función informativa	Está relacionado con el que hacer y la existencia de la empresa o institución a la que se refiere. La idea es responder a preguntas como ¿qué hacemos?, ¿en qué momento nos encontramos?	Una empresa informa a sus empleados sobre los resultados anuales: beneficios, pérdidas y las inversiones realizadas.
Función operativa	Referida con las instrucciones que se dan para ejecutar determinadas funciones, órdenes en el trabajo diario o disposiciones.	En una determinada empresa se va a comenzar a aplicar un nuevo sistema de trabajo, siendo necesario comunicar cómo se opera con él.

2.2.Objetivos. 

La comunicación interna, como uno de los elementos que forman parte de la empresa, está dirigida a cumplir una serie de objetivos programados previamente en el plan de comunicación interna.

Entre los muchos que las organizaciones se plantean encontramos los siguientes:

• Crear cultura organizacional: establecer en la institución un compromiso, una identidad y un espíritu que integren al personal en un proyecto común.
• Dar coherencia y coordinación al plan de acción empresarial: para integrar las diferente acciones que se desarrollan en la empresa a través de una comunicación omnidireccional, es decir, entre todos los niveles jerárquicos existentes en la organización.
• Incentivar la innovación: implantando nuevos instrumentos y métodos de trabajo y ofreciendo una rápida vía para su aprendizaje y verificación.
• Asegurar la difusión de los sistemas de información y comunicación: la transmisión de la información  es importante para realizar bien las tareas y tomar las decisiones adecuadas. Cuanta más información se ofrezca en cualquier dirección mejor será el rendimiento obtenido.
• Control: en el sentido de influir en el comportamiento de los empleados (a través de una orden, una información, etc.).
• Usar los métodos adecuados: adaptar la información que va a transmitirse al medio y al receptor de este.
• Mejorar la imagen de la  organización: los trabajadores suelen convertirse en emisores y portavoces de los cambios y de la imagen de la empresa que se ofrece al exterior.
• Fomentar la cultura corporativa.
• Evitar rumores: La ausencia de la información da paso a este tipo de comentarios.

2.3. La clasificación. 

Podemos realizar una clasificación de las comunicaciones internas a partir de diferentes criterios: 

• Según el flujo de la información: En este caso es necesario tener en cuenta la direccionalidad de la información:

 -Verticales: La información se transmite desde distintos niveles de la escala jerárquica; según el sentido que siguen, se clasifican en: 

• Descendentes: Son las comunicaciones internas más frecuentes en casi todas las organizaciones, sobre todo en las pymes. La información es dirigida desde el superior al subordinado. Actualmente este modelo está cambiando hacia otro más cooperativo.
• Ascendentes: La información parte de los empleados y llega a los directivos. Este tipo de comunicación está surgiendo en aquellas empresas que tienen instaurado un sistema de participación democrático o cooperativo.

-Transversales: Están relacionadas con la circulación que tienen entre sí las personas en la comunicación. Se pueden distinguir:

• Horizontales: Se dan entre trabajadores de categorías profesionales similares dentro del organigrama organizativo de la empresa, con el objeto de compartir, conocer, resolver problemas y aprender.
• Diagonales: Las personas que intervienen tienen distintos niveles en la organización, pero no mantienen relaciones de dependencia entre sí. Son utilizadas para el intercambio de informes, datos, etc.

-Según la naturaleza de las comunicaciones: 

• Formales: La información circula utilizando la estructura organizativa de la empresa. La comunicación en este caso es estructurada y programada, incluye normativa o procedimientos y en la mayoría de los casos suele ser de carácter descendente. 
• Informales: No siguen la trayectoria de la estructura organizacional de la empresa, y se refieren a las interrelaciones que se llevan a cabo entre los miembros de la organización, utilizando para ello intercambio de ideas, opiniones, desarrollo de relaciones y la conversación personal, independientemente de las funciones que cada uno cumple. Suelen coexistir con las formales. No se excuentan estructuradas ni se pueden programar ni anticipar. 

Los intereses reales de los trabajadores

Las comunicaciones informales de:

Las expectativas, temores y estado de ánimo de los trabajadores

La interpretación de las comunicaciones formales que de ellas realiza el personal.

-Según el medio de transmisión de información:

• Verbales: Utilizan la palabra para su transmisión. 
• Escritas: La transmisión se realiza mediante el lenguaje escrito. 
• No verbales: Se apoyan en gestos para su comunicación. 

2.4. Canales de comunicación.

El siguiente cuadro recoge los diferentes tipos de comunicación teniendo en cuenta la dirección en la que se emite. 

2.5. Importancia de la comunicación interna. 

En la actualidad, el entorno empresarial es cada vez más complejo y competitivo, y por ello las empresas deben utilizar todas las herramientas que tienen a su alcance para competir, además de intentar adaptarse a los cambios de este entorno de forma constante.

Una de las políticas de personal cada vez más utilizada para conseguir esto es contar con una comunicación interna fluida y eficaz. 

Esta política va a beneficiar:

• A la empresa: Consigue implicar y motivar al personal, va a facilitar la adaptación de los recursos humanos a los cambios, y a favorecer la aparición de climas de trabajo creativos e innovadores. 
• Al trabajador: Se favorecen las relaciones entre los trabajadores, y la posibilidad de que estos puedan expresar sus ideas, además de aclarar dudas en las órdenes de trabajo. 

Esta política servirá como mecanismo para ayudar a integrar a los trabajadores en el proyecto empresarial o, lo que es lo mismo, en las metas organizativas que se ha planteado la empresa, además de servir como un instrumento de gestión necesaria para promover cambios y transformaciones en esta.

En la actualidad, hay que tener en cuenta que muchas de las formas utilizadas para la comunicación mencionadas pueden ser métodos electrónicos, que ahorran costos y generan barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación; corresponden a una comunicación bidireccional. 

2.6. Ventajas de la comunicación interna. 

Aquellas organizaciones, tanto públicas como privadas, que mantienen una estratega de comunicación interna adecuada pueden observar cómo a la larga obtienen una serie de ventajas en todos los niveles. 

3. La comunicación interna en entidades privadas. 

La comunicación interna en entidades privadas se origina dentro de la propia organización, entre áreas o departamentos.

Tiene importancia especial porque: 

• Se utiliza como medio de participación de los trabajadores, clientes internos de la empresa.
• Los trabajadores se sienten implicados en la toma de decisiones.
• Una buena comunicación interna ayuda a aumentar el rendimiento del trabajo. 
• Mejora las relaciones de los propios trabajadores y la eficacia del trabajo en grupo.

El tipo de organización que tiene la empresa va a condicionar los canales de comunicación que se van a utilizar. 

3.1. Canales y herramientas de comunicación internos. 

Las empresas disponen de una amplia relación de canales y medios para difundir la información en toda la organización.

Para seleccionar la forma de comunicación más adecuada se requiere planear y definir el objetivo del mensaje. Cuando en el mensaje transmitido existe falta de claridad y precisión, esta puede tener consecuencias negativas en una organización.